Financiële administraties


Een administratie opzetten


U wilt weten hoeveel geld u heeft uitgegeven, hoeveel geld u binnenkrijgt en hoeveel u nog heeft! Maar dat is niet alles. Met een goede administratie kunt u strategisch anticiperen op toekomstige ontwikkelingen om zodoende op het juiste moment de juiste beslissingen te kunnen nemen. Met een goed bijgehouden administratie heeft u snel de beschikking over de cijfers en resultaten om inzicht te krijgen in uw kosten, uw omzet en uw winst. Mocht u echter niet geïnteresseerd zijn in voorgaande zaken, dan is er nog een andere goede reden om een administratie bij te houden: De belastingdienst verplicht het u!

Omdat de Belastingdienst moet kunnen controleren hoeveel belasting u verschuldigd bent, bent u verplicht uw administratie duidelijk en overzichtelijk in te richten. De administratie vormt de basis van uw aangiften. Als uw administratie niet volledig is, niet binnen een redelijke termijn te controleren is, of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, kan dat vervelende gevolgen hebben. De belastingdienst zal dan zelf uw omzet en winst vaststellen, en de verschuldigde belasting berekenen. Als u het vervolgens niet eens bent met die berekening, dan zult u zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet 'omkering van bewijslast'.

Uw administratie bewaren


Iedere ondernemer is wettelijk verplicht de basisgegevens van zijn administratie zeven jaar te bewaren. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet u denken aan:

  • het grootboek;
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie;
  • de voorraadadministratie;
  • de in- en verkoopadministratie;
  • de loonadministratie.

Uitzondering In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, moet u de gegevens van onroerende zaken tien jaar bewaren. Voor de overige gegevens kunt u met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen dan zeven jaar.

Wat behoort er allemaal tot uw administratie?


Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt, op papier
of in elektronische vorm, behoren tot uw administratie.
Voorbeelden hiervan zijn:

  • kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen;
  • financiële aantekeningen, zoals inkoop- en verkoopboek;
  • tussentijds gemaakte controleberekeningen;
  • ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
  • bank- en giroafschriften;
  • contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
  • agenda’s en afsprakenboeken;
  • correspondentie;
  • software en databestanden.

Administratieve verplichtingen


Omzetbelasting

Uit uw administratie moet duidelijk blijken hoeveel BTW u aan de Belastingdienst moet betalen. Voor de praktijk betekent dit dat u van de volgende zaken overzichten per tijdvak bijhoudt:


  • facturen die u zelf uitschrijft;
  • facturen die u moet betalen;
  • uitgaven;
  • ontvangsten;
  • privé-gebruik van goederen en diensten.

Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een verkoopboek, inkoopboek en kas-, bank- en giroboek.


Verplichtingen in het buitenland 

Wanneer u zaken doet in het buitenland dient u de volgende zaken ook bij te houden:


  • verwervingen uit andere landen van de Europese Unie;
  • ingevoerde goederen uit landen buiten de Europese Unie;
  • leveringen aan andere landen van de Europese Unie;
  • uitgevoerde goederen naar landen buiten de
    Europese Unie.


Loonheffing en premie werknemersverzekeringen
A
ls u personeel in dienst heeft, krijgt u te maken met administratieve verplichtingen voor de loonheffing en de premies werknemersverzekeringen: u moet een loonadministratie aanleggen.